Privacy

Privacybeleid Scouting Manresa Venlo

Versie 1.4. Op 02-07-2024 vastgesteld door het bestuur van Scouting Manresa te Venlo.

Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens. Wij willen graag duidelijk en transparant communiceren over de gegevens die wij verwerken en de manier waarop we daarmee omgaan.

Privacy Statement

In het privacy statement van Scouting Nederland komen de belangrijkste vragen aan bod omtrent de verwerking van de persoonsgegevens door Scouting Manresa via het landelijke ledenadministratiesysteem Scouts Online. Dit privacy statement is terug te vinden via www.scouting.nl/privacy.

Om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden is het van belang dat bestuursleden en stafleden toegang kunnen hebben tot persoonsgegevens die niet in Scouts Online geregistreerd worden. Hiervoor zijn op Scouting Manresa niveau afspraken gemaakt. Deze afspraken zijn in dit document beschreven.

Lidmaatschapsregistratie

Groepsniveau

Nieuwe (jeugd)leden maken hun interesse kenbaar door een mail te sturen naar info@manresa.nl of direct aan de speltak. Daadwerkelijke inschrijving van een nieuw lid gebeurt door middel van het invullen en versturen/overhandigen van een inschrijfformulier.

De secretaris/gegevensbeheerder van Scouting Manresa brengt de gegevens van het formulier in bij Scouts Online. Hierbij wordt rekening gehouden met de keuze “gegevens verbergen ja/nee” en eventuele bezwaren bij het plaatsen van beeldmateriaal op website of sociale media. Tevens krijgt de penningmeester een mailtje met de melding van de naam van het lid en de datum dat het ingeschreven is.

De gegevens in Scouts Online (SOL) zijn zichtbaar voor bestuursleden, stafleden van de betreffende speltak, leden van de groepsbegeleiding en het lid zelf. Na registratie in Scouts Online wordt het oorspronkelijke papieren inschrijfformulier bewaard door de secretaris, als bewijs dat er getekend is voor het eventueel gebruiken van betalingsgegevens en gebruik van beeldmateriaal. Indien het lidmaatschap wordt beëindigd dan worden de gegevens van het lid vernietigd door de secretaris.

Speltakniveau

Op speltakniveau is een registratie van naam lid, naam ouders/verzorgers, telefoonnummer en emailadres voldoende voor communicatie over activiteiten. Opslag van deze gegevens vindt plaats binnen een beveiligde cloudopslag (Microsoft Office 365 – OneDrive) en SOL en/of een afgesloten speltakkast. De gegevens zijn niet vrij toegankelijk voor derden en enkel inzichtelijk voor het stafteam van de betreffende speltak.

Wanneer leden overvliegen naar een volgende speltak of het lidmaatschap beëindigd wordt dan worden de gegevens van het lid verwijderd door de leiding van de speltak.

Wachtlijsten

Het kan voorkomen dat er wachtlijsten zijn voor de verschillende speltakken. Na toestemming van de ouder/verzorger wordt een potentieel lid op de wachtlijst geplaatst door de leiding van een speltak. Hierbij worden naam, geboortedatum, telefoonnummer en emailadres geregistreerd. Opslag vindt plaats binnen een beveiligde cloudopslag (Microsoft Office 365 – OneDrive). De gegevens worden verwijderd wanneer een kind daadwerkelijk lid wordt of wanneer een ouder/verzorger aangeeft geen interesse meer te hebben.

Gezondheidsgegevens

Scouting Manresa hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving voor haar leden. Toch kan het bij activiteiten of kampen nodig zijn een arts te bezoeken. Ook bij langer durende activiteiten zoals kampen en weekenden, is het voor het staf van belang over informatie te beschikken met betrekking tot de gezondheid van het lid, zoals voedselallergieën of medicijngebruik.

Scouting Manresa is zich ervan bewust dat dit bijzondere persoonsgegevens zijn die niet geregistreerd zouden mogen worden. Het is echter noodzakelijk dat stafleden van de betreffende speltak op de hoogte zijn van bepaalde medische informatie om in geval van problemen actie te kunnen ondernemen. Ouders/verzorgers worden gewezen op het belang van en de verantwoordelijkheid voor het verstrekken van de juiste informatie aan de leiding.

Voor langer durende activiteiten maakt Scouting Manresa gebruik van het gezondheidsformulier van Scouting Nederland. Dit formulier wordt door ouders/verzorgers op papier of digitaal ingevuld en ingeleverd bij het staf. De ingeleverde formulieren worden papier bewaard door de staf in een afgesloten spelkast, dan wel op kamp op een afgeschermde plaats. Digitale formulieren worden niet opgeslagen maar geprint. Na afronding van de activiteit worden de formulieren vernietigd en digitale versie verwijderd. Bij een volgende activiteit worden ouders/verzorgers gevraagd om een nieuw formulier in te vullen. Hierdoor blijft medische informatie actueel.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren registreert de penningmeester van Scouting Manresa uitsluitend de daarvoor benodigde gegevens van het lid en – als sprake is van – de betalende ouders/verzorgers. Deze gegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem SOL. De penningmeester houdt daarnaast een administratie bij waarin de betalingen geregistreerd worden. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de penningmeester.

De bestuursleden van Scouting Manresa kunnen door de penningmeester inzicht krijgen in de financiële gegevens. Daarnaast hebben specifieke kaderleden een pasje van de hoofdrekening en kunnen daarmee de transacties van de hoofdrekening inzien. Per speltak heeft een staflid toegang tot de bankrekening van de speltak.

Elke speltak heeft een eigen bankrekening. De gegevens die hier te vinden zijn, zijn inzichtelijk voor de penningmeester van de speltak en de penningmeester van de vereniging. De penningmeester van de speltak houdt indien nodig overzichten bij van betalingen voor speciale opkomsten, weekend- of kampgelden. Deze overzichten zijn alleen toegankelijk voor de betreffende penningmeester.

Mailverkeer

Binnen Scouting Manresa wordt gebruik gemaakt van emailadressen eindigend op @manresa.nl. De mailservers worden gehost door Microsoft Office 365 – Outlook. Elke speltak heeft een eigen emailadres waarmee informatie gecommuniceerd wordt tussen staf, de leden en ouders/verzorgers. Emailadressen worden opgeslagen in een “contactenlijst”.

Om datalekken te voorkomen, worden alle ontvangers van een groepsmail in de BCC: adresregel geplaatst en niet in de Aan:. Ontvangers kunnen dan niet de mailadressen van de anderen geadresseerden zien.

Wanneer leden overvliegen naar een volgende speltak of het lidmaatschap beëindigen dan worden de gegevens van het lid uit de contactlijst overgedragen aan de volgende speltak en vervolgens verwijderd door de leiding van de oude speltak.

WhatsApp

Binnen Scouting Manresa zijn verschillende WhatsApp groepen in gebruik, bijvoorbeeld tussen stafleden, leden en ouders/verzorgers. Aan nieuwe deelnemers van een WhatsApp groep wordt vooraf gevraagd of ze toegevoegd willen worden.

Website / Sociale Media

De website van Scouting Manresa is te bezoeken via www.manresa.nl. De site wordt gebruikt voor informatievoorziening aan derden. Daarnaast is Scouting Manresa actief op Facebook, Instagram en TikTok. Elke speltak heeft een eigen Facebookpagina en daarnaast worden foto’s gedeeld op een Facebookpagina van de vereniging, waarbij er vanuit elke speltak een beheerder is die berichten en/of foto’s kan plaatsen. Nieuwsberichten en foto´s worden voor plaatsing gescreend op eventuele conflicten met het privacy beleid.

Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten en kampen worden foto’s en video’s gemaakt ter herinnering en promotie. Bij het inschrijven als lid heeft het lid toestemming kunnen geven of weigeren voor het maken van beeldmateriaal van betreffende lid en het plaatsen hiervan op de website of sociale media. Deze toestemming is altijd in te trekken via de ledenadministratie.

Beeldmateriaal wordt door Scouting Manresa op een verantwoorde manier gebruikt in overeenstemming met dit privacy beleid, eventueel portret – en auteursrecht en de goede smaak en goede zeden.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Manresa is geplaatst op www.manresa.nl, en ook op te vragen via het secretariaat.

Datalekken

Van een datalek is sprake als derden toegang zouden kunnen hebben tot persoonsgegevens, zonder de toestemming van de betrokken leden. Wanneer er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na de melding van een datalek heeft scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid en inzage in gegevens

Wanneer een lid een beroep wil doen op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) moet dit verzoek schriftelijk gericht worden via het secretariaat van Scouting Manresa. Scouting Manresa reageert binnen één maand op dit verzoek. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.